軟體快報

覺得Facebook的世界太複雜?用ChatWork 把你的社交與工作單純化

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工作以來,使用過的內部通訊軟體有陽春版的Outlook 與功能完整的Lotus Notes,這兩項都是很好使用的企業內部通訊軟體,但人與人之間的聯繫方式一般在改變,Outlook 除了收信外,聯繫上不易達成即時性,Lotus Notes 功能完整可是建置費用較為昂貴,常見於大企業採用,一般中小企業需要的功能不多,並不經濟。如果員工出差不在公司內,或要將筆電帶回家中工作,可經過web mail 的網頁方式連回公司,但首先公司必須有對外的URL提供,使用上有限制。現在雖然我們的通訊管道變多且快速,但若不經過整合,公私事使用同一軟體通訊,查找不易,訊息流於片段。許多人常使用的Facebook亦常被當作工作聯絡之用,但是Facebook塗鴉牆太多訊息干擾,朋友圈廣大而複雜,不適合長期用於工作聯繫與管理的工具。

ChatWork-個人與企業都適用的通訊軟體

這次受到日本線上即時通訊服務軟體ChatWork的邀請參加研討會,ChatWork是提供個人工作排程控管、一對一通訊、或多人通訊溝通的平台。ChatWork內部多項功能為企業打造,的目的是減少不必要的信件往返與會議,只要網路暢通便溝通無阻,也會減輕MIS 的負擔。ChatWork看中台灣在IT基礎建設非常完備,在今年2014年正式進入台灣市場。雖然它主供企業使用,但個人用戶也適用只要你平常需要以通訊軟體或郵件與他人聯繫,ChatWork都能滿足你的需求。

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ChatWork還稱為企業版的”Line”,由日本軟體公司 EC Studio 所開發,原只用於公司內部溝通,後來使用者反應好,決定推廣至市場,連公司名稱都改為 ChatWork,在日本、美國都有營運據點。服務針對個人與企業,可下載免費版本試用。

不過可使用的通訊軟體太多,為何要選擇使用ChatWork?舉幾個現在常用的通訊軟體為例:

E-mail:

就我個人的工作經驗,公司內部部門內或跨部門間常為特定一事件發信討論,你回我我回你,信飛來飛去,還CC給一堆無相關的人,浪費資源。但卻始終沒有結論,等到有結論,可能是多封信件往返後所產生,又或產生爭議時,事後想再回頭查找,要從許多信件中去翻,確認對策是誰下的command?這些情況都要從許多信件與內容中把零碎的訊息再重新組織,追溯困難且效率不佳。ChatWork就可對歷史訊息作搜尋。此外在群組交談中一開始把成員設為所有相關人員共同對談時,就不會錯過任何訊息了,不會再出現A寄信給B,B說沒收到,或A說B有說過這事要如何處理,B不認帳,A還要回頭翻信再確認一次。

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Line:

我認為Line還是當個娛樂性質的通訊軟體就好,因為它一開始就不是為工作使用的通訊平台在開發,僅是單純以文字或語音通訊的軟體,更別說搜尋訊息。收到遊戲邀請要看Line,討論工作也用的話,公私混在一起,工作與生活步調會大亂。萬一不幸帳號又被盜,資料遺失就哭哭。且現在許多企業內部會規定特定區域不得攜帶手機進入,防止機密外洩。當企業使用ChatWork時,可為員工開通帳戶,離職後刪除,防止資訊外流。

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Facebook:

有一項說法提到,Facebook上絕大部份的好友都僅是”泛泛之交”,動態塗鴉牆每天出現一大堆動態,跟我們毫無關係,有其他臉友回覆時還會把最新動態蓋過,我們也不需要這麼多泛泛之交的朋友參與我們的生活。ChatWork不會像Facebook塗鴉牆有一堆動態與通知分我們的心,時序清楚不漏掉,能確實讓與事件相關的人員參與。

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Skype:

ChatWork與Skype最大的不同在於ChatWork的訊息及檔案全數以雲端儲存,不因使用裝置不同而流失。Skype 較適合作為一種即時與獨立不連續事件的聯絡工具。

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安全性:

企業最怕機密外洩,個人也怕隱私受到威脅,ChatWork與日本電信業者合作,符合中小企業、大企業、政府行政機關所要求之管理功能與安全性層級。所有傳輸資料均採用SSL加密方式傳輸,第三方無法得知其通訊內容。

前面說了這麼多,到底真的好用嗎?帶大家來了解一下。ChatWork在日本的使用案例遍及軟體開發商、遊戲公司、醫院甚至是木工,企業規模從大到小都有。ChatWork特地設計一個讓所有族群都一看就懂,一看就會使用的介面。簡單來說,如果你會使用臉書的基本功能,那麼ChatWork你馬上就能摸個八九分熟了。

進入ChatWork官網註冊:http://www.chatwork.com/zh-tw/

這裡提供FB或Google帳號註冊會員,個人或企業都能免費體驗。

登入

個人主頁功能:

ChatWork的介面與概念很像FB,左邊最上方是用戶自己,以下會顯示是已加入的聯絡人清單,點選自己的大頭貼會出現”我的交談”,我的交談是用戶的私人工具,提供備忘錄、工作管理、檔案分享等功能。在最下方的訊息框輸入內容或上傳圖片,按下發信後,訊息會跑到上面,這時。資料便全數以雲端儲存,能隨時編輯。我會將它用於跑發表會或是撰寫外電時的片段記錄,完成記錄後就能登入網站後台上稿。”我的交談”內容也可與聯絡人共享。

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主頁面右上方的選單是常用功能,有:工作管理、管理檔案、聯絡人管理、小幫手。點右邊的個人帳號為個人資訊編輯,下方的檔案夾圖案是檔案搜尋功能。

右上主選單

工作管理:

有待完成、已完成工作選單,這裡可以看到自己指派給成員或成員指派給自己的工作進度。

工作管理

管理檔案:

已上傳至ChatWork的檔案都會顯示在此並可搜尋。會顯示上傳者與當時交談的對象,在做後續事件追蹤時更為具體。

管理檔案

聯絡人管理:

從FB帳號、郵件、ChatWork等管道加入的聯絡人會顯示在此,並能立即與他們一對一交談或視訊語音的通話

聯絡人管理1

與特定聯絡人的溝通:

點左邊的聯絡人恰爾斯,中間會出現與恰爾斯的對話框內容,與恰爾斯對話、共享的檔案內容及彼此指派的工作進度都會在此顯示

與小恰對話

我們也可以對單一位或多位成員傳送檔案、文字或表情符號

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多人對談會議:

發起人會給這個會議設定一個名稱“Taiwan”,由發起人自訂,選擇特定成員加入,使用方式跟一對一對談相同,在這對談會議哪位成員說了什麼?傳了什麼檔案?都會在中間的動態框顯示,下方的文字輸入框可由”To XXX” 對特定成員發言,例如老闆問XXX某專案進度如何?而其他成員也都能看到。

多人

工作指派:

在對個人或是群組時,使用方式皆同,在右下方的” 工作”,選擇擔任的成員、輸入工作內容、日期,按增加工作,完成指派,當工作內容有變動或需加入新的工作成員,都可回頭編輯修改。

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確定新增的工作會顯示在排程,擔任者完成工作後按下”完成”,此訊息會顯示在個人對話或是群組對話中。

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在指派者與擔任者的對話框,都會看到工作完成的通知,群組會議亦同。

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不開啟ChatWork軟體也不流失重要資訊

一般公司在表定會議時,通常會有會議記錄,並壓上due day(到期日)與owner(負責人),在下一次會議時,再一一拉出來說明進度與討論,不過如果這項例行性會議每一兩週才開一次,主管或是專案負責人變成一週或兩週追蹤一次進度,當問題發生時,有解的小問題還好,等到大問題發現時通常為時已晚。負責任的員工會馬上發信提出,只是問題又來了,Mail歸Mail,會議記錄歸會議記錄,真的有人負責去整合兩者之間的資訊嗎?ChatWork就不會有這問題。

在主管或是專案負責人成立一個會議對談並加入成員後,任一會議成員隨時可以在這會議中發言,不需等到正式的線上會議才能對話。成員發言後,ChatWork會按照用戶在註冊時輸入的郵件帳號發送訊息通知給會議的所有成員,因此ChatWork沒有整天開著也不會漏掉重要訊息。

因此會議中若有疏漏或是有新問題待解,能隨時進行補充及回報,Project Review 時會清楚許多。

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他人加入自己為聯絡人的邀請訊息同樣會發送郵件通知。

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我自己歸納ChatWork的優點有:

1.減少不必要的會議與郵件,降低企業內部資源的內耗。

2.有助於部門間與跨部門的溝通的事項透明順暢。

3.讓真正參與專案/事件的核心人員參與,無相關的人不再被漫天發送的郵件淹沒,可呼應到第一點。

4.即使有即時性的訊息,不必等到會議上才報告,而這訊息並能被整合進正式的會議對談中,易於追蹤。

5.對個人用戶而言,即使ChatWork許多功能與Facebook相同,但ChatWork定位在工作管理,Facebook定位在社群交流,在交際圈的劃分上,ChatWork會比Facebook更為精準,也不會被一堆動態訊息與遊戲通知干擾,還受到陌生人的私訊打擾,ChatWork確實做到工作管理與社交活動分開,當然它也可以當社交工具,看如何運用了。

以上是ChatWork的基本功能介紹,手機板也通用,值得大家去下載了解。一間營運有效率的公司不該有太多大大小小,時間又長的會議,也不該有過多的信件往返,持續在同個問題兜著轉,這些都是讓進度嚴重delay的殺手。ChatWork對企業的影響我認為能讓電子郵件用於”具體”並已”定案”,有結論的專案事件上。當我們收到的郵件都已是定案的結論,無共識與還在討論階段的事才拿到ChatWork說,如此一來會議量及不必要的郵件數都會大大減少,跨部門或部門內溝通暢通,企業可以好好評估導入。

ChatWork 官方網站http://www.chatwork.com/zh-tw/

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